Resposta curta
Um controle de chaves seguro tem quatro partes: etiqueta com código (nunca o endereço), local de guarda fixo, registro de cada retirada com nome, documento, horário e previsão de devolução, e cobrança no mesmo dia quando a chave não volta. O histórico mostra quem entrou em cada imóvel e quando.
Chave perdida custa a troca do miolo, o constrangimento com o proprietário e, no pior caso, um imóvel aberto sem que ninguém saiba por quem. É um dos controles mais simples da imobiliária — e um dos mais frequentemente feitos num caderno que ninguém confere.
O procedimento
- 1
Identifique por código
A etiqueta leva o código do imóvel no sistema, não o endereço. Chave com endereço escrito, se perdida, é um convite.
- 2
Defina um lugar para cada chave
Claviculário numerado ou cofre, com a posição registrada. “Na gaveta do atendimento” não é lugar.
- 3
Registre toda retirada
Quem retirou (corretor, cliente, prestador), documento, data, hora e previsão de devolução.
- 4
Cobre no mesmo dia
Chave que passou do horário previsto gera alerta e ligação. Esperar até a semana seguinte é o que faz a chave sumir.
- 5
Dê baixa na devolução
Conferindo se é a chave certa e se voltou completa (molho com portão, apartamento, garagem).
Quem pode retirar
- Corretor da equipe: retirada simples, com registro.
- Cliente sem acompanhamento: só com política definida pelo proprietário, documento retido ou caução e prazo curto.
- Prestador de serviço: vistoriador, eletricista ou faxina — com autorização de quem contratou o serviço.
O que registrar em cada retirada
| Campo | Por quê |
|---|---|
| Código do imóvel e da chave | Identifica sem expor endereço |
| Quem retirou e documento | Responsabilidade em caso de perda |
| Data e hora da retirada | Base para cobrar atraso |
| Previsão de devolução | Gera o alerta |
| Motivo (visita, vistoria, obra) | Mostra ao proprietário o uso do imóvel |
| Devolução e conferência | Fecha o ciclo e libera a chave |
Perguntas frequentes
- Posso guardar cópia do documento de quem retira a chave?
- Pela LGPD, colete só o necessário para a finalidade (art. 6º, III). Registrar nome e número do documento costuma bastar; guardar cópia digitalizada exige justificativa e cuidado com acesso e prazo de guarda.
- E quando a chave é perdida?
- Avise o proprietário no mesmo dia, troque o miolo e registre o ocorrido. Quem retirou responde pelo custo conforme a política da imobiliária — que precisa estar escrita antes, não ser decidida no dia.
O dia da imobiliária numa tela
Funil, agenda, chaves e comissões por corretor no mesmo painel. Deixe seu WhatsApp e mostramos funcionando.